Trovare dati correlati in Excel con il CERCA.VERT o CERCA VERTICALE

Come fare in Excel a trovare dei dati correlati presenti in altri fogli con la funzione CERCA.VERT?

Il CERCA.VERT, il primo vero amore 😍😍

L'ho usato la prima volta ed ho subito capito quali fossero le potenzialità di Excel nel campo dell'analisi dei dati. Una delle formule base di Excel che più ho usato in tutta la mia carriera, lavorativa e non, per la semplicità e velocità con cui si può applicare.

Il CERCA.VERT serve a trovare dati correlati in altri fogli per averli a disposizione dove ci servono in quel momento.

Cosa significa? Facciamo subito un esempio pratico, che puoi seguire passo passo scaricando questo file.

Immagina di avere una piccola azienda e di avere in un file Excel la tabella dei dipendenti con una serie di informazioni relative al dipendente tra cui: il codice matricola univoco, il nome, il reparto e altre caratteristiche relative al dipendente.

In un'altra tabella hai i dati dei marcatempo, quegli aggeggi elettronici dove i dipendenti marcano il cartellino per segnalare inizio e fine turno, con le informazioni relative ad ogni singolo marcatempo presente in azienda (anche qui notare il codice univoco).

Una volta al giorno ricevi un tracciato con tutti i movimenti dei marcatempo aziendali con solo queste informazioni: data e ora del movimento, ingresso/uscita, matricola del dipendente e codice del dipendente.

Qual è il tuo obiettivo ora? Vorresti andare a mettere di fianco a questi dati le informazioni relative ai dipendenti e ai marcatempo presenti nei fogli precedenti, in modo da sapere chi è entrato e uscito in quale reparto e in che data/ora.

In blu i dati del dipendente, in grigio il reparto di installazione del marcatempo.

Ti ricordi che la matricola del dipendente e il codice del marcatempo sono entrambi dati univoci? Ora ti saranno di grande aiuto grazie proprio al nostro amato CERCA.VERT. La formula del CERCA.VERT richiede quattro parametri.

1. VALORE: cosa cercare.
2. MATRICE_TABELLA: dove cercarlo.
3. INDICE: il numero di colonna nella matrice tabella che contiene il valore da restituire.
4. CORRISPONDENZA: VERO = corrispondenza esatta, FALSO = corrispondenza approssimativa.

Tradotto in italiano: “Caro Excel, cercami il VALORE nella prima colonna della MATRICE TABELLA e restituiscimi quello che trovi, nella stessa tabella, alla colonna numero INDICE”.

Il quarto parametro mettilo sempre a FALSO e scordatelo per ora, non avrai problemi nelle applicazioni più semplici.

Applichiamola subito al nostro esempio pratico. Posizionati nella cella F2 e inizia a digitare

=CERCA.VERT(

Il nostro fidato Excel ti suggerirà i parametri da inserire nell’ordine giusto. Graficamente possiamo rappresentarlo così 👇

Vai quindi a completare la formula:

1. VALORE: la nostra matricola dipendente D2
2. MATRICE_TABELLA: tabella dei dipendenti Dipendenti!A:I
3. INDICE: 2
4. CORRISPONDENZA: FALSO

Che diventa:

=CERCA.VERT(D2;Dipendenti!A:I;2;FALSO)

Da notare la notazione del secondo parametro: nome del foglio con punto esclamativo. Mentre digiti le formule puoi selezionare gli intervalli di celle con il mouse in modalità punta e trascina, Excel compilerà la formula per te 😉

Terminata la formula, pigia il tasto INVIO della tastiera e il risultato della formula comparirà nella cella F2, il nome del dipendente con matricola 1 è Tizio:

Ora non ti resta che mettere i $ nelle formule per bloccarle e trascinare la formula a destra in tutte le colonne relative al dipendente andando ad aggiornare solo il campo indice in base alla colonna in cui si trova il risultato desiderato nella tabella dei dipendenti e infine trascinarle in basso. Il risultato finale sarà questo:

Ora non ti resta che ripetere la stessa procedura per la colonna del marcatempo, inserendo nuovamente la formula CERCA.VERT con dei parametri diversi.

Te lo lascio come esercizio, ti consiglio di ripetere tutti i passaggi che abbiamo fatto finora da solo. Fammi sapere nei commenti qua sotto se riesci al primo colpo 😉

#ExcelHaSempreRagione