Calendario di Prenotazioni per Stanze, Alloggi o Appartamenti in Excel

Benvenuto su Excel ha sempre ragione! Io sono Marco, in arte Macro Braglia, e se non mi conosci sono un esperto di Excel e di automazione con le macro.

In questo tutorial, ti mostrerò come costruire un calendario di prenotazioni per stanze, alloggi o appartamenti in Excel, senza l'uso di macro, solo utilizzando tabelle e formattazione condizionale.

Se preferisci la versione video del tutorial ti linko qui sotto il video del mio canale YouTube.

I passaggi per la costruzione di questo file sono i seguenti:

1. Costruire la tabella alloggi: il database di stanze o appartamenti.
2. Costruire la tabella prenotazioni.
3. Collegare la tabella alloggi al calendario.
4. La formula per trovare le date prenotate.
5. Evidenziare le prenotazioni con la formattazione condizionale.
6. Overbooking con formattazione condizionale.
7. Immagine collegata, trucco per risparmiare tempo.

TL;DR

Puoi scaricale il file completo già pronto per essere utilizzato al seguente link.

Costruire la tabella alloggi: il database di stanze o appartamenti

Cominciamo creando un foglio Excel e creando una tabella per elencare le stanze o gli appartamenti disponibili.

Utilizzeremo l'oggetto tabella per ottenere un "database" dinamico e facilmente gestibile.

Segui questi passaggi:

1. Crea un nuovo foglio Excel e chiamalo "Alloggi".
2. Aggiungi le intestazioni di colonna che ti interessano. L'importante è che ce ne sia almeno una che identifichi univocamente il nostro alloggio. Nel nostro esempio useremo il nome della stanza. Aggiungi quindi le seguenti intestazioni (puoi aggiungere tutte quelle che ti servono):
   • Nome
   • Posti letto
3. Crea un oggetto tabella dal menu Inserisci -> Tabella o con la scorciatoia da tastiera CTRL+T, assegnandogli un nome esplicativo come "tabAlloggi".

Costruire la tabella prenotazioni

Procediamo ora nel creare quello che diventerà il nostro "database" delle prenotazioni, al quale aggiungeremo man mano le prenotazioni dei nostri alloggi.

Segui questi passaggi:

1. Crea un nuovo foglio e chiamalo "Prenotazioni".
2. Aggiungi le intestazioni di colonna che ti interessano. L'importante è che ce ne siamo almento tre obbligatorie per il funzionamento del file: il nome dell'alloggio, la data di arrivo e quella di partenza. Puoi aggiungere tutte quello che ti servono come dati aggiuntivi della prenotazione. Nel nostro esempio aggiungiamo le seguenti colonne:
   • Alloggio
   • Data di Arrivo
   • Data di Partenza
   • Nome
   • Num. ospiti
   • Telefono
   • Email
3. Come per la tabella alloggi, crea l'oggetto tabella dal menu Inserisci -> Tabella o con la scorciatoia da tastiera CTRL+T, assegnandogli un nome esplicativo come "tabPrenotazioni"

Aggiungere elenco a discesa degli alloggi alla tabella prenotazioni

La prima colonna della tabella prenotazioni è quella che fa riferimento al nostro alloggio. Al punto precedente abbiamo già costruito il nostro "database" degli alloggi, quindi sarebbe inutile (e anche pericoloso per il funzionamento del file!) riscrivere a mano il nome dell'alloggio in questa tabella.

Per risolvere andiamo a utilizzare un nostro grande amico e compagno di avventure: il menu a tendina:

1. Seleziona la prima cella della prima riga della tabella.
2. Nel menu di Excel vai su Dati->Convalida dati.
3. Dal elenco a discesca "Consenti" seleziona la voce Elenco
4. Nella casella origine scrivi la formula =INDIRETTO("tabAlloggi[Nome]")

Otteniamo il nostro menu a tendina direttamente nella tabella prenotazioni e sarà automaticamente applicato a tutte le nuove righe della tabella.

Costruire il Calendario delle Prenotazioni

Adesso che abbiamo creato i nostri "database" di alloggi e di prenotazioni, passiamo alla costruzione del calendario delle prenotazioni.

La base di partenza è quella del calendario presenze che abbiamo già costruito insieme: un calendario Excel con la formattazione condizionale per evidenziare la data attuale, i fine settimana e le festività.

Aggiungiamo l'elenco dei nostri alloggi in modo dinamico, prendendolo dalla tabella alloggi costruita in precedenza.

Se hai Excel 365 ti basterà mettere nella prima cella libera la formula =tabAlloggi[Nome] e il nostro Excel espanderà automaticamente il risultato alle celle sottostanti.

Per le versioni precedenti di Excel puoi usare la formula =SE.ERRORE(INDICE(tabAlloggi;RIF.RIGA(B6)-RIF.RIGA($B$5);1);"") da inserire nella cella C6 (adatta i riferimenti se nel tuo caso hai un layout diverso).

Il risultato in entrambi i casi sarà questo:

Trovare le Date Prenotate

Per trovare ed evidenziare le date prenotate sul nostro calendario dobbiamo, per ogni giorno e per ogni alloggio, verificare se c'è una prenotazioni per quell'aloggio che ha data di arrivo minore o uguale e data di partenza maggiore del giorno corrispondente.

Tradotto in formule di Excel, posizionamoci nella prima cella del nostro calendario, nel nostro esempio la cella D6 e inseriamo la seguente formula:

=CONTA.PIÙ.SE(tabPrenotazioni[[Alloggio]:[Alloggio]];$C6;tabPrenotazioni[[Arrivo]:[Arrivo]];"<="&D$4;tabPrenotazioni[[Partenza]:[Partenza]];">"&D$4)

In base al risultato di questa formula noi sapremo se:

• la data è libera (risultato = 0)
• la data è prenotata (risultato = 1)
• la data è in overbooking (risultato > 1)

Formattazione condizionale per date prenotate

Andiamo ad applicare una regola di formattazione condizionale al nostro calendario per evidenziare le date occupate dei nostri alloggi:

1. Seleziona l'intervallo di celle del calendario.
2. Clicca sul menu Home->Formattazione Condizionale.
3. Seleziona l'opzione Regole evidenziazione celle->Uguale a.

4. Nel campo "Formatta celle con valore uguale a" inserisci il numero 1.
5. Nel campo a fianco, seleziona uno dei formati preimpostati oppure la voce "Formato personalizzato".
6. Personalizza il formato a tuo piacimento, in questo esempio ho cambiato sia il colore di riempimento che il colore del carattere in modo che la cella appaia completamente blu.

Formattazione condizionale per overbooking

Ripetiamo i passaggi precedenti e applichiamo una ulteriore regola di formattazione condizionale al nostro calendario per evidenziare le date in overbooking:

1. Seleziona l'intervallo di celle del calendario.
2. Clicca sul menu Home->Formattazione Condizionale.
3. Seleziona l'opzione Regole evidenziazione celle->Maggiore di.

4. Nel campo "Formatta celle con valore maggiore di" inserisci il numero 1.
5. Nel campo a fianco, seleziona uno dei formati preimpostati oppure la voce "Formato personalizzato".
6. Personalizza il formato a tuo piacimento, in questo esempio ho cambiato sia il colore di riempimento che il colore del carattere in modo che la cella appaia completamente rossa.

Verificare il funzionamento di tutto compilando la tabella prenotazioni

Ora ti basterà compilare la tabella prenotazioni per verificare il funzionamento di tutto quello che abbiamo costruito insieme:

Il calendario si "compilerà" automaticamente grazie alla formattazione condizionale che abbiamo applicato.

Immagine collegata: trucco per risparmiare tempo

Infine un piccolo trucco per risparmiare tempo: aggiungere una *immagine collegata" del calendario direttamente nel foglio della tabella prenotazioni, in modo da visualizzare in tempo reale i cambiamenti durante la compilazione della tabella prenotazioni.

Segui questi passaggi:

1. Seleziona l'intervallo di celle che contiene il calendario prenotazioni Excel con formattazione condizionale.
2. Copia dal menu *Home->Copia" oppure *Clic destro->copia" oppure scorciatoia da tastiera CTRL+C.

3. Spostati nel foglio "Prenotazioni" e seleziona una cella libera dove vuoi incollare la tua immagine collegata.
4. Dal menu seleziona Home->Incolla->Immagine collegata.

Il risultato finale sarà il seguente, con una immagine che potrai spostare/ridimensionare a piacimento MA che è collegata all'intervallo di celle originale, quindi quando si aggiornano le prenotazioni si aggiornerà automaticamente anche questa immagine!

Conclusione

In questo tutorial, abbiamo visto come costruire un calendario di prenotazioni per stanze, alloggi o appartamenti utilizzando solo tabelle e formattazione condizionale in Excel.

Con l'uso dell'oggetto tabella, possiamo creare un database dinamico e facilmente gestibile.

Utilizzando le formule CONTA.PIÙ.SE e INDICE, possiamo tenere traccia delle prenotazioni e gestire eventuali overbooking in modo semplice e veloce. Infine, abbiamo usato la funzionalità "Immagine collegata" per avere il calendario a portata di mano direttamente nel foglio prenotazioni e risparmiare tempo.

Buon lavoro con il tuo calendario di prenotazioni!

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