Calendario presenze in Excel con formattazione condizionale

Excel è uno strumento potente che può essere utilizzato per gestire presenze, assenze e per monitorare la suddivisione del tempo tra vari progetti.

Questo articolo ti guiderà nel creare un template in Excel per gestire queste casistiche, arricchito con funzioni avanzate di formattazione condizionale.

TL;DR

Puoi scaricare il file già pronto per l'utilizzo direttamente qui.

Preparazione del Calendario Presenze

Per iniziare, apriamo un nuovo foglio in Excel e togliamo la griglia. Successivamente, iniziamo a preparare il nostro calendario.

1. Selezioniamo una cella, ad esempio la B2, e inseriamo la data di partenza. Possiamo utilizzare la formula =OGGI() per inserire automaticamente la data odierna o inserire una data a nostra scelta.

2. Selezioniamo un intervallo di colonne in orizzontale a partire dalla colonna D, tenendo premuto il pulsante SHIFT sulla tastiera e spostandoci con la freccia destra ->. Facciamo clic destro sulla selezione -> Larghezza colonne e impostiamo la larghezza a 2.

3. Nella cella D4 inseriamo la formula =$B$2 per usare la data iniziale come riferimento di partenza. Ricordiamoci di bloccare il riferimento alla cella con la scorciatoia da tastiera F4 che inserisce i $ nelle formule.

4. Cambiamo l'orientamento del testo alla cella contenente la data in verticale e centriamo il testo verticalmente e orizzontalmente.

5. Inseriamo poi la formula =D$4+1 nella cella E4. Dal momento che le date in Excel sono numeri, aggiungendo 1 si ottiene il giorno successivo.

6. Copiamo infine il formato dalla cella D4 e lo applichiamo a tutte le altre celle dell'intestazione del calendario.

Iniziale del Giorno della Settimana

Per rendere il calendario più comprensibile, possiamo aggiungere l'indicazione del giorno della settimana nella riga 5. Excel offre la formula TESTO, che trasforma un numero (in questo caso, una data) in un testo con il formato che specifichiamo. Utilizzando il formato GGG otteniamo il nome del giorno della settimana. Per ottenere l'iniziale del giorno della settimana, utilizziamo le formule SINISTRA e MAIUSC. La formula diventa quindi, da inserire nella cella D5:

=MAIUSC(SINISTRA(TESTO(D4;"GGG");1))

Gestione delle Festività

Creiamo un nuovo foglio chiamato "Festività" in cui inseriremo le date delle festività italiane. Questo può essere fatto manualmente o utilizzando una formula Excel per costruire le date in base all'anno corrente.

Torniamo poi al foglio del calendario e utilizziamo il CERCA.VERT, in combinazione con altre formule utili, per verificare se la data corrente è una festività. Nella cella D3 inseriamo la formula seguente:

=SE(VAL.ERRORE(CERCA.VERT(D4;Festività!$C:$C;1;FALSO));"";"F")

Se è una festività, la cella restituirà F per festività. Altrimenti, restituirà un valore vuoto.

Evidenziare il Sabato e la Domenica con la Formattazione Condizionale

Possiamo formattare le celle del nostro calendario in base a specifiche condizioni, per esempio, colorando di grigio il sabato e la domenica. Questo si può fare facilmente con le funzionalità di formattazione condizionale avanzata di Excel.

Selezioniamo l'intervallo di celle desiderato e creiamo una nuova regola di formattazione condizionale selezionando l'opzione Nuova Regola.

Nella finestra che si apre, selezionare l'ultima voce Utilizza una formula per determinare le celle da formattare.

Nel campo Formatta celle con valore uguale a, inseriamo la seguente formula:

=(D$5="S")+(D$5="D")

Dopo aver cliccato su OK, Excel formatterà automaticamente le celle corrispondenti.

Evidenziare il Giorno Attuale

Possiamo anche evidenziare il giorno attuale nel nostro calendario, funzionalità molto comoda per avere a colpo d'occhio l'indicazione di "dove siamo ora".

Aggiungiamo una nuova regola di formattazione condizionale come nel paragrafo precedente, inseriamo la seguente formula e cambiamo il colore di formattazione in, per esempio, giallo.

=D$4=OGGI()

Aggiunta dei Giorni di Presenza

Infine, possiamo utilizzare la formattazione condizionale per segnare i giorni di presenza di una determinata persona o dedicati a un determinato progetto, in base all'utilizzo voluto di questo file.

Per farlo, decidiamo un carattere da usare come segno di spunta, ad esempio la "x", da aggiungere ai giorni che si vogliono evidenziare.

Successivamente, usiamo la formattazione condizionale per cambiare il colore di queste celle, usando ad esempio un blu sia per lo sfondo che per il colore del carattere. In questo modo, avremo una chiara visualizzazione dei giorni di presenza.

Conclusione

Il risultato finale seguendo questa guida è quello mostrato in figura sotto:

Con questo template di partenza, potrai sbizzarrirti nel modificarlo e adattarlo alle tue esigenze. Io personalmente lo uso per:

• la divisione delle mie giornate sui progetti;
• la pianificazione delle ferie di un team per evitare sovrapposizioni.

#ExcelHaSempreRagione