Diagramma di Gantt in Excel con formattazione condizionale
In questo articolo ti spiego come creare un diagramma di Gantt in Excel utilizzando solo formule semplici e la formattazione condizionale.
Il diagramma di Gantt è uno strumento estremamente utile per la gestione tempistica dei progetti.
Ci sono molti strumenti dedicati al project management che sono specializzati nella creazione e gestione dei diagrammi di Gantt, come per esempio Microsoft Project (a pagamento) o ProjectLibre (gratuito), che ti consiglio di utilizzare nel caso in cui il progetto sia particolarmente grande, lungo e strutturato.
Anche il nostro amato Excel può però venire utile nel caso in cui dobbiamo creare velocemente una rappresentazione di alto livello di un Gantt di progetto o nel caso in cui vogliamo personalizzare completamente l'aspetto grafico del diagramma di Gantt, cosa che non è possibile con i suddetti programmi personalizzati.
Personalmente, nella mia carriera lavorativa, ho SEMPRE usato ProjectLibre per costruire il diagramma di Gantt e pianificarne le tempistiche per poi trasferire i dati (attività, date e tempistiche) su un file Excel per personalizzarne la grafica.
Se preferisci la versione video del tutorial ti lascio qui sotto il video del mio canale YouTube.
TL;DR
Puoi scaricare il file già pronto per l'utilizzo direttamente qui.
Template di partenza
Per costruire il nostro diagramma di Gantt partiamo da un semilavorato: il file di calendario presenze che abbiamo costruito in questo tutorial.
Aggiungere le celle di intestazione, nome attività, data inizio e fine
Seleziona le tre righe presenti relative a Tizio, Caio e Sempronio e inseriamone altre 3 uguali con le scorciatoie da tastiera CTRL C e CTRL + in sequenza.
Ripeti per quante righe ti servono.
Esegui la stessa operazione anche per la colonna relativa, aggiungendone altre due.
PS: Copiare e inserire righe e colonne con le scorciatoie CTRL C e CTRL + permette di estendere automaticamente le regole di formattazione condizionale alle nuove righe e colonne inserite all'interno di un intervallo al quale sono già applicate regole di formattazione condizionale, facendoci evitare di dover estendere manualmente il campo di applicazione di queste regole.
Queste tre colonne ci servono per accomodare il nome dell'attività, la data di inizio e la data di fine.
Andiamo a popolare con dei dati di esempio di attività, sotto attività e date di inizio/fine.
| Attività | Inizio | Fine |
|---|---|---|
| Pianificazione | 05/01/2023 | 14/01/2023 |
| Raccolta dati | 12/01/2023 | 25/01/2023 |
| Sviluppo strategia | 20/01/2023 | 29/01/2023 |
| Applicazione strategia | 30/01/2023 | 14/02/2023 |
| Fase 1 | 30/01/2023 | 04/02/2023 |
| Fase 2 | 04/02/2023 | 10/02/2023 |
| Fase 3 | 09/02/2023 | 14/02/2023 |
| Valutazione risultati | 15/02/2023 | 19/02/2023 |
La formula base per visualizzare la durata di una attività
Nella prima cella del nostro calendario, nel mio esempio la cella F6, aggiungiamo la formula base per verificare se l'attività corrispondente (della riga) ha data di inizio minore o uguale di quel giorno e data di fine maggiore o uguale dello stesso giorno e se il giorno in questione non è festivo, sabato o domenica. In caso affermativo, mettiamo una "X", altrimenti lasciamo vuoto:
=SE((F$4>=$D6)*(F$4<$E6)*(F$3<>"F")*(F$5<>"S")*(F$5<>"D");"X";"")
Trascinando questa formula su tutte le celle del nostro calendario, grazie alla formattazione condizionale già applicata al template di partenza, verrà evidenziata in blu la durata delle attività dandoci un primo risultato grafico utilizzabile.
Sotto attività e formattazione diversa in base al livello
Per differenziare le attività in base al livello, possiamo aggiungere una colonna a sinistra del nostro nome di attività con un numero che rappresenta il livello di annidamento delle attività.
Modifichiamo ora la formula precedente e, invece che scrivere una semplice "X", andiamo a prendere il nostro livello dalla colonna appena aggiunta. Avendo aggiunto una colonna a sinistra del calendario, la prima cella del calendario è diventata la cella G6 e contiene la seguente formula:
=SE((G$4>=$E6)*(G$4<=$F6)*(G$5<>"S")*(G$5<>"D")*(G$3<>"F");$C6;"")
Ora il calendario, al posto delle "X", contiene degli 1 o dei 2 in base al livello di annidamento dell'attività.
Procediamo a modificare le regole di formattazione condizionale per colorare le celle in modo diverso in base al livello, impostandole come nell'immagine seguente.
In questo modo, il nostro diagramma di Gantt con due livelli di annidamento è pronto per essere utilizzato:
Conclusioni
Creare un diagramma di Gantt in Excel utilizzando la formattazione condizionale è un metodo rapido ed efficace per rappresentare graficamente i tuoi progetti. Questo approccio ti offre il controllo sulla rappresentazione visiva del tuo piano, consentendoti di personalizzarla in base alle tue esigenze.
Ricorda che questo metodo non sostituisce gli strumenti di project management dedicati, ma può essere un'aggiunta preziosa al tuo bagaglio di strumenti. Sperimenta con le regole di formattazione condizionale e adatta il processo alle tue necessità specifiche.
Buon lavoro con Excel e le sue potenti funzionalità!
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